공무원에게 보고서는 업무의 중요한 부분이다. 정책을 기획하고 예산을 확보하며 사업을 추진하고 성과를 평가하는 과정에서 보고서를 작성한다. 보고서를 통해 현황을 공유하고 문제를 검토하며 앞으로 무엇을 할 것인지 결정한다.
그런데 공무원이 되어 처음 보고서를 작성하면 학교에서 배운 글쓰기와 행정 현장에서 요구하는 글쓰기가 다르다는 사실을 경험하게 된다. 문장을 잘 쓰는 것만으로는 충분하지 않다. 무엇을 보고해야 하는지 파악하고, 많은 정보 가운데 필요한 것을 골라내고, 핵심을 논리적으로 구성해 읽는 사람이 빠르게 판단할 수 있도록 만들어야 한다.
18년 차 현직 공무원 신영민이 쓴 [공무원 보고서 글쓰기]는 이러한 행정 보고서의 특성에서 출발한다. 실제 행정 현장에서 보고서를 작성하며 쌓아온 경험을 바탕으로 목적을 파악하는 단계부터 생각과 정보를 정리하고 한 장의 보고서로 완성하는 과정까지 구체적으로 설명한다.
보고서는 무엇을 위해 쓰는가
좋은 보고서를 쓰기 위해 가장 먼저 생각해야 할 것은 문장이 아니라 목적이다. 이 보고서를 왜 작성하는지, 무엇을 전달해야 하는지, 보고서를 읽은 사람이 무엇을 판단해야 하는지가 분명해야 한다.
[공무원 보고서 글쓰기]의 첫 번째 장이 ‘보고서의 목적을 파악하는 나침반’으로 시작하는 이유다. 이어 사전 준비, 핵심 메시지 파악, 사실과 판단의 구별, 결과물 목록 작성 등을 다룬 뒤 한 장으로 요약하는 방법으로 나아간다.
목적이 분명하면 무엇을 조사해야 하는지 알 수 있고 어떤 정보를 남기고 덜어낼지도 결정할 수 있다. 반대로 목적이 불분명하면 많은 자료를 조사하고 문장을 다듬어도 보고서의 핵심은 선명해지기 어렵다. 보고서 작성의 출발점은 그래서 ‘어떻게 쓸 것인가’보다 ‘무엇을 위해 쓸 것인가’에 있다.
보고서를 읽는 사람에게서 출발하다
행정 보고서에는 분명한 독자가 있다. 대개 보고서를 검토하고 판단을 내려야 하는 상급자나 정책 결정권자다. 이들은 제한된 시간 안에 현황과 핵심 쟁점, 판단에 필요한 정보를 파악해야 한다.
따라서 작성자가 알고 있는 내용을 모두 보여주는 것보다 읽는 사람에게 필요한 내용을 정확하게 보여주는 것이 중요하다. 저자가 핵심 내용을 먼저 배치하고 결론부터 제시하도록 강조하는 것도 이 때문이다.
[공무원 보고서 글쓰기]는 보고서를 작성한 뒤 ‘독자의 관점’에서 문서를 다시 살펴볼 것도 권한다. 자신에게 익숙한 내용이라도 처음 읽는 사람에게는 논리가 생략되어 있을 수 있고, 작성자에게 중요해 보이는 정보가 의사결정에는 필요하지 않을 수도 있기 때문이다.
보고서는 작성자가 쓰지만 그 구조는 읽는 사람을 중심으로 설계해야 한다.
좋은 문장보다 먼저 생각을 정리하다
[공무원 보고서 글쓰기]에서 눈여겨볼 부분은 보고서 작성법과 함께 ‘생각 정리’를 별도의 장으로 다룬다는 점이다. 책은 제로 베이스에서 생각하기, 일단 써보기, 가설 세우기, 브레인스토밍, 카테고리화, 키워드와 화살표 활용, 마인드맵 등 여러 방법을 제시한다. 보고서에 들어갈 문장을 다듬기 전에 자신이 무엇을 알고 있고 무엇을 더 확인해야 하는지, 여러 정보가 서로 어떤 관계에 있는지를 정리하는 과정이다.
생각이 정리되지 않은 상태에서는 문장을 계속 고쳐도 핵심이 분명해지기 어렵다. 반대로 전달해야 할 핵심과 이를 뒷받침하는 정보의 관계가 명확해지면 보고서의 구조도 자연스럽게 잡힌다. 이 책에서 보고서 글쓰기는 문장을 만드는 기술이기 전에 생각을 정리하는 기술이다.
자료를 찾고 필요한 정보를 골라내다
생각을 정리한 다음에는 그것을 뒷받침할 자료가 필요하다. 책의 제2장은 상황 분석에서 시작해 자료 수집과 정보검색, 보고서의 세부 구성, 시간 관리, 읽기 쉬운 문장으로 이어지는 실제 작성 과정을 다룬다.
행정 현장에서는 하나의 보고서를 작성하기 위해 많은 자료를 검토해야 한다. 그러나 많은 정보를 넣는 것이 곧 충실한 보고서를 의미하지는 않는다. 보고 목적에 맞는 자료를 찾고, 필요한 정보를 선택하고, 각각의 정보가 핵심 메시지를 어떻게 뒷받침하는지 판단해야 한다.
사실과 판단을 구별하는 것도 중요하다. 무엇이 확인된 사실이고 무엇이 그 사실에 대한 분석이나 판단인지 구분해야 보고서를 읽는 사람도 근거와 결론의 관계를 정확하게 파악할 수 있다. 보고서 작성에서 정보검색과 정보선별, 정보구조화가 함께 필요한 이유다.
복잡한 내용을 한 장으로 정리하다
[공무원 보고서 글쓰기]에서 반복해서 등장하는 개념이 ‘한 장’이다. 제1장은 ‘한 장으로 요약하는 보고서 마스터하기’를 다루고, 제3장은 ‘한 장으로 생각 정리하는 법’을 설명한다. 12가지 핵심 원칙의 마지막에도 ‘1페이지 보고서’가 등장한다.
한 장으로 만든다는 것은 단순히 글자 수를 줄이는 일이 아니다. 복잡한 내용에서 핵심을 찾아내고, 중요한 정보와 부차적인 정보를 구분하고, 서로 다른 정보를 하나의 논리적인 구조로 배치해야 한다.
보고 목적을 충분히 이해하지 못하면 무엇을 남겨야 할지 판단하기 어렵고, 내용을 제대로 이해하지 못하면 간결하게 정리하기도 어렵다. 그래서 한 장의 보고서는 단순함의 결과라기보다 충분한 생각과 정리의 결과라고 할 수 있다.
열두 가지 원칙으로 보고서를 완성하다
책의 제4장에서는 ‘공무원 보고서 작성을 위한 12가지 핵심 원칙’을 제시한다. 보고의 목적을 분명히 하고 목차와 논점을 설정한다. 정보를 정리할 때 다이어그램을 활용하고 목적에 맞는 자료 형식을 선택한다. 결론을 먼저 제시하고 논리의 일관성을 유지하며 군더더기 없는 말로 알기 쉽게 작성한다. 중요한 내용을 효과적으로 강조하고 분석을 통해 전달하며 마지막에는 1페이지 보고서로 정리한다.
각각은 서로 다른 작성 기술처럼 보이지만 공통된 목적을 가지고 있다. 읽는 사람이 필요한 정보를 빠르게 이해하도록 만드는 것이다. 결론을 먼저 쓰는 것도, 불필요한 표현을 덜어내는 것도, 다이어그램을 활용하는 것도 결국 정보의 중요도와 관계를 명확하게 보여주기 위한 방법이다. 좋은 보고서는 정보를 많이 담은 문서보다 필요한 정보가 잘 보이는 문서다.
보고서는 조직 안에서 이루어지는 커뮤니케이션이다
보고서는 작성자의 손에서 완성되지만 혼자 읽기 위해 쓰는 문서는 아니다. 작성된 보고서는 상급자에게 전달되고 검토와 피드백을 거치며 조직의 판단과 행동으로 이어진다.
이 과정에서 작성자의 의도와 읽는 사람의 요구가 어긋나면 수정과 설명이 반복된다. 첨부 글은 상사의 의도를 파악하지 못한 모호한 보고서가 제출되면 작성자는 무엇을 고쳐야 하는지 알기 어렵고 결정권자는 원하는 답을 찾지 못하면서 소모적인 피드백이 이어진다고 설명한다.
따라서 보고서를 잘 쓴다는 것은 자신의 생각을 일방적으로 표현하는 능력과 다르다. 상대가 무엇을 알고 싶어 하는지 파악하고, 판단에 필요한 정보를 선별해 이해하기 쉬운 형태로 전달하는 능력이다. 이 점에서 공무원 보고서 글쓰기는 행정 조직에서 이루어지는 중요한 커뮤니케이션의 한 형태다.
AI 시대에도 보고서의 기본은 달라지지 않는다
생성형 AI는 보고서 작성에도 활용되고 있다. 자료를 정리하고 초안을 만들거나 문장을 다듬는 과정에서 도움을 받을 수 있다. 그러나 AI를 활용하더라도 보고의 목적과 상사의 의도를 제대로 파악하지 못하면 명확한 보고서가 만들어지기 어렵다.
이 점에서 [공무원 보고서 글쓰기]가 다루는 기본기는 AI를 사용하는 환경에서도 의미가 있다. AI가 문장을 만들어줄 수 있다고 해도 어떤 문제를 보고할 것인지, 어떤 자료가 필요한지, 무엇을 핵심으로 선택할지, 사실과 판단을 어떻게 구분할지, 최종적으로 어떤 구조로 보여줄지는 작성자가 결정해야 한다.
보고서 작성의 중심이 문장 생산보다 목적 설정과 판단, 구조화에 있다면 도구가 달라져도 이러한 기본 과정의 중요성은 남는다.
작성 과정에서 확인할 수 있는 실무 기준을 갖추다
책은 보고서 작성의 원칙과 사고법을 설명하는 데서 끝나지 않는다. 부록에는 틀리기 쉬운 맞춤법 개선 사례와 공문서 어법에 맞지 않는 문장 사용 개선 사례, 전문용어와 순화용어 비교, 공무원 보고서 작성 체크리스트, 관련 참고 웹사이트가 수록되어 있다. 보고서를 작성하면서 표현과 형식을 점검하고 필요한 자료를 찾아볼 수 있도록 실무적인 기준을 제공하는 것이다.
신규 공무원은 보고서 작성의 기본적인 과정과 원칙을 익힐 수 있고, 실무자는 자신이 반복해온 작성 습관을 점검하는 데 활용할 수 있다. 보고서를 검토하고 피드백해야 하는 관리자에게도 공통된 작성 기준을 확인하는 자료가 될 수 있다.
보고서가 달라지면 업무 과정도 달라진다
공무원 보고서는 공무원 개인이 작성하지만 그 영향은 작성자에게만 머물지 않는다. 목적이 불분명하고 핵심을 찾기 어려운 보고서는 추가 설명과 반복적인 수정을 요구한다. 반대로 논리 구조가 탄탄하고 핵심이 명확한 보고서는 정책의 맥락과 리스크를 빠르게 파악하도록 돕고 의사결정의 속도를 높일 수 있다고 저자는 설명한다.
보고서 작성 능력은 무엇을 보고할 것인지 판단하고, 생각과 정보를 정리하며, 읽는 사람이 필요한 내용을 한눈에 파악할 수 있도록 구조화하는 능력이다. [공무원 보고서 글쓰기]의 여러 방법론도 결국 이 과정으로 모인다.
[공무원 보고서 글쓰기]는 문장을 잘 쓰는 방법보다 보고서를 제대로 만드는 과정을 가르치는 책이다. 보고의 목적을 파악하고 핵심 메시지를 찾는 것에서 시작해 필요한 자료를 수집하고, 생각과 정보를 정리하며, 결론과 근거를 논리적으로 구성해 한 장에 담는 방법을 설명한다.
좋은 보고서는 많은 내용을 담거나 화려한 문장으로 작성한 문서가 아니다. 읽는 사람이 필요한 정보를 빠르게 이해하고 판단할 수 있도록 만든 문서다. 보고서는 문장보다 먼저 생각을 정리하고 정보를 구조화해야 한다는 것, 그것이 이 책이 공무원 보고서 글쓰기에 제시하는 기본이다. © 연암사
댓글
댓글 쓰기